Inkassovarsel: Sådan sender du det rigtigt (med skabelon)

Inkassovarslet er det vigtigste brev du sender i en inkassosag. Ikke fordi det er kompliceret, men fordi det er det brev der åbner døren til inkassoomkostningerne, og fordi et forkert varsel kan betyde at du skal starte forfra.

Mange sender det for tidligt. Andre glemmer at have det rigtige indhold med. Begge fejl kan koste dig retten til at opkræve yderligere omkostninger.

Hvornår må du sende inkassovarslet?

Først når rykkerne er på plads. Det vil sige at du skal have sendt mindst ét, og i praksis typisk to til tre, rykkere, med mindst ti dages mellemrum mellem dem.

Der er ingen lov der siger præcis hvor mange rykkere der kræves, men inkassolovens forarbejder og praksis peger på at skyldneren skal have haft rimelig mulighed for at betale. To til tre rykkere er normen.

Sender du inkassovarslet inden du har sendt de nødvendige rykkere, er det ugyldigt. Du kan ikke opkræve inkassoomkostninger på baggrund af et ugyldigt varsel, og du skal reelt set starte processen forfra.

Hvad inkassovarslet skal indeholde

Inkassoloven § 10 stiller krav til indholdet. Varslet skal indeholde:

En opgørelse over det samlede skyldige beløb på afsendelsesdatoen. Det inkluderer hovedstol, eventuel rente og de rykkergebyrer du har opkrævet.

En betalingsfrist på mindst ti dage. Fristen tæller fra afsendelsesdatoen. Giver du kortere frist, er varslet ugyldigt.

En klar oplysning om at manglende betaling inden fristen vil medføre inkassoomkostninger. Skyldneren skal vide hvad konsekvensen er, det er en del af den beskyttelse loven giver dem.

Dine betalingsoplysninger, så skyldneren kan betale inden fristen udløber.

Hvad sker der efter fristen?

Hvis skyldneren ikke betaler inden de ti dage er gået, har du ret til at lægge inkassoomkostninger til fordringen. Disse beregnes efter § 11-skalaen i inkassobekendtgørelsen og afhænger af fordringens størrelse.

Du behøver ikke sende endnu et brev for at meddele dette. Inkassoomkostningerne tilskrives og indgår i det samlede krav hvis sagen ender i fogedretten.

Betaler skyldneren inden fristen, falder inkassoomkostningerne bort. De er kun berettigede hvis betalingen sker for sent.

Inkassoomkostninger: hvad må du kræve?

Omkostningsskalaen er fastsat i inkassobekendtgørelsen og afhænger af fordringens størrelse. For forbrugerkrav er skalaen et lovbestemt loft: du må ikke opkræve mere i inkassoomkostninger, end skalaen tillader, uanset hvad der står i din aftale. For erhvervskrav (B2B) gælder skalaen som udgangspunkt, men parterne kan skriftligt aftale højere inkassoomkostninger, for eksempel i kontraktens almindelige betingelser.

Fordringens størrelse	Maksimale inkassoomkostninger
Op til 1.000 kr.	400 kr.
1.001 til 2.500 kr.	700 kr.
2.501 til 5.000 kr.	900 kr.
5.001 til 10.000 kr.	1.100 kr.
10.001 til 25.000 kr.	1.700 kr.
25.001 til 50.000 kr.	2.400 kr.
50.001 til 100.000 kr.	3.400 kr.
Over 100.000 kr.	3.400 kr. plus 0,5 % af det overskydende

Beløbene er inklusive moms. Skalaen gælder for egeninkasso (når du selv inddriver) og svarer til det, et inkassobureau eller en advokat må opkræve som grundomkostning ved samme fordring.

Regneeksempel: 8.000 kr.-faktura

Antag, at skyldneren skylder 8.000 kr. i hovedstol efter en ubetalt faktura. Forfaldsdatoen var 1. februar. Du har sendt tre rykkere og afsender inkassovarsel 15. april med betalingsfrist 25. april. Betalingen udebliver.

Post	Beløb
Hovedstol	8.000,00 kr.
Rente (10,75 % p.a. fra 1. februar til 25. april, 83 dage)	195,64 kr.
Rykkergebyrer (3 x 100 kr.)	300,00 kr.
Inkassoomkostninger (§ 11, 5.001-10.000 kr.)	1.100,00 kr.
Samlet krav efter fristens udløb	9.595,64 kr.

Af de 1.595,64 kr. skyldneren betaler ud over hovedstolen er 300 kr. dine rykkergebyrer, 195,64 kr. er procesrente efter Rentelovens § 5, og 1.100 kr. er inkassoomkostninger. Det samlede beløb kan medtages i en eventuel fogedretsbegæring.

Betaler skyldneren 24. april (dagen før fristen udløber) beløbet på 8.495,64 kr. (hovedstol + rente + rykkergebyrer), falder inkassoomkostningerne bort. Det er inkassovarslets formål: at give skyldneren en sidste reel chance for at undgå omkostningerne.

Hvis skyldneren gør indsigelse

Skyldneren kan reagere på inkassovarslet ved at bestride kravet. Indsigelsen skal være skriftlig og specifik: enten at beløbet er forkert, at kravet slet ikke består, eller at der er modregningsret.

Gør skyldneren indsigelse, må du ikke fortsætte inkassoprocessen på det omstridte beløb uden en retslig afklaring. Afklaringen sker typisk på én af tre måder: skyldneren frafalder indsigelsen og betaler, I indgår forlig, eller du anlægger retssag, oftest som et betalingspåkrav, inden du kan gå videre til fogedretten.

På den ubestridte del kan du fortsætte som normalt. Er hovedstolen f.eks. 10.000 kr., og skyldneren kun bestrider 2.000 kr. af dem, kan du uden videre inddrive de 8.000 kr. og søge retslig afklaring på de sidste 2.000 kr.

Hvad hvis skyldneren betaler delvist?

Modtager du en delbetaling inden inkassofristen udløber, reduceres din fordring tilsvarende. Inkassoomkostningerne beregnes af den resterende saldo efter delbetalingen. Sker delbetalingen efter fristens udløb, har du allerede ret til inkassoomkostningerne på det fulde beløb.

Skabelon: Inkassovarsel

Nedenfor er en skabelon der opfylder § 10-kravene. Tilpas de markerede felter.

---

[Dit navn / virksomhedsnavn] [Din adresse] [Dato]

[Skyldnerens navn] [Skyldnerens adresse]

Inkassovarsel

På trods af tidligere fremsendte rykkere er nedenstående beløb fortsat ubetalt. Vi fremsender hermed inkassovarsel i henhold til inkassolovens § 10.

Opgørelse pr. [dato]:

Post	Beløb
Hovedstol	[beløb] kr.
Renter ([rentesats]% p.a. fra [dato])	[beløb] kr.
Rykkergebyrer (3 x 100 kr.)	300 kr.
Samlet krav	[beløb] kr.

Betalingsfrist: [dato, mindst 10 dage fra afsendelse]

Bedes indbetalt til: [kontonummer / reg.nr. / MobilePay-nummer].

Betales det skyldige beløb ikke inden fristen, vil der blive tillagt inkassoomkostninger i henhold til inkassolovens § 11, og yderligere inkassoskridt vil blive iværksat.

Med venlig hilsen [Dit navn] [Din e-mail / telefonnummer]

---

Hvad er (og er ikke) en gyldig indsigelse

Ikke alle reaktioner fra skyldneren tæller som en formel indsigelse. Loven kræver, at indsigelsen er konkret og skriftlig. En vag utilfredshed rækker ikke.

Gyldige indsigelser:

• "Kravet er allerede betalt den 3. april via konto X." (konkret, verificerbar)
• "Fakturaen er på 8.000 kr., men den aftalte pris var 6.000 kr." (specifik beløbsmæssig uenighed)
• "Jeg har modregningsret for 2.000 kr. fra en tidligere handel." (konkret modkrav)
• "Aftalen blev hævet inden leveringen, og der foreligger derfor ikke en gyldig fordring." (juridisk indsigelse mod kravets eksistens)

Ikke gyldige indsigelser:

• "Jeg har ikke råd til at betale lige nu." (ikke en indsigelse mod kravet, men en anmodning om afdrag)
• "Det er urimeligt, at der tillægges rente." (meningstilkendegivelse uden retsgrundlag)
• Tavshed eller manglende svar på inkassovarslet. (tolkes som manglende indsigelse)

Er skyldneren kun i stand til at komme med vage utilfredsheder, behandles varslet som ubestridt, og du kan fortsætte processen. Gør skyldneren derimod en konkret indsigelse, skal du skriftligt svare og enten søge forlig eller retslig afklaring.

Dokumentér at du har sendt det

Ligesom med rykkerne er det afgørende at du kan dokumentere at inkassovarslet er afsendt, og hvornår. Det er afsendelsesdatoen der tæller, ikke datoen skyldneren læser brevet.

Anbefalet brev giver den stærkeste dokumentation. E-mail med læsekvittering er acceptabelt. Gem en kopi af varslet og noter datoen.

Kommer sagen til fogedretten, skal du kunne fremvise at inkassovarslet blev afsendt korrekt, at fristen var mindst ti dage, og at den er udløbet inden du opkrævede inkassoomkostningerne.

Hvad nu?

Har du sendt inkassovarslet og fristen er udløbet uden betaling, kan du tilskrive inkassoomkostningerne og, hvis du ønsker at gå videre, indbringe sagen for fogedretten.

Indebtio beregner inkassoomkostningerne automatisk og vejleder dig i hvert trin. Du bestemmer tempoet.